Hvordan kommunene skal gå frem for å be om innsyn avhenger av om etterspørselen gjelder materiale fra administrativt arkiv eller rettighetsdokumentasjon.

Veiledning om innsyn i administrativt arkiv  

Ønsker om innsyn i administrativt arkiv bør sendes på e-post til ika.ostfold@sarpsborg.com eller via kontaktskjema HER. Sensitiv eller taushetsbelagt informasjon skal sendes via vanlig post eller tas over telefon. Kommunen bør først sjekke om arkivmaterialet faktisk er deponert eller om man har det selv.

Formuler innsynsforespørselen tydelig. Gi så fullstendige opplysninger som mulig med relevante kontekster/sammenhenger. Når det gjelder personnavn må man være bevisst på eventuelle navnebytter. Opplys om alternative navn (eller områdenavn) på personer, steder og institusjoner. For eiendommer gi helst både Gnr./Bnr. og gårdsnavn/gatenavn, og gjerne eiers navn.

Veiledning om innsyn i rettighetsdokumentasjon

Bestilling av mapper foretas enten av arkivtjenesten eller av virksomhetene selv. Bestilling foretas enten per telefon eller i brevs form. E-post må ikke brukes til bestilling av taushetsbelagte eller sensitive opplysninger. Kommunene må selv ta kontakt med IKA Østfold hvis privatpersoner søker informasjon, og all utlevering av dokumentasjon skal gå via eierkommunen.